Policy over het invoeren van een intern meldpunt voor klokkenluiders
Integriteit is een belangrijk onderdeel van de activiteiten van Avieta.
Daarom is er een klokkenluiderssysteem in het leven geroepen, die werknemers in staat stelt om overtredingen van intern beleid en interne procedures en wet- en regelgeving vertrouwelijk en effectief te melden, terwijl de melder wordt beschermd tegen represailles.
Als je een overtreding van de regels of fraude ontdekt, kun je dat melden via ethics@avieta.com.
De meldingen worden behandeld en opgevolgd door Avieta. Meer informatie over hoe je melding wordt behandeld, vind je in het klokkenluidersbeleid.
Inhoudstafel
- Personen die van het meldpunt gebruik kunnen maken
- Regelgeving waarover inbreuken kunnen gemeld worden
- Intern meldpunt
- Extern meldpunt
- Verwerking van de persoonsgegevens door de meldpunten
- Registratie van de meldingen door de meldpunten
- De beschermde melder
- Bescherming van de melders tegen represailles
- Ondersteuningsmaatregelen
- Bescherming van de betrokkenen
I. Toepassingsgebied
1. Personen die van het meldpunt gebruik kunnen maken
-
De volgende personen kunnen gebruik maken van het intern meldpunt voor klokkenluiders, zoals gedefinieerd onder III.1 van deze policy:
- Werknemers van de onderneming (Uitzendkrachten inclusief)
Zij worden als melders beschouwd en worden beschermd voor zover zij voldoen aan de voorwaarden vermeld in IV.1 van deze policy.
-
De bepalingen over het bekendmakingsverbod, zoals gedefinieerd onder III.1 van deze policy, de beschermingsmaatregelen, zoals gedefinieerd onder IV.2 en IV.3 van deze policy, zijn ook van toepassing op de volgende personen of ondernemingen:
- Facilitators
- Derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melders
- Juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders, waarvoor de melders werken of waarmee de melders anderszins in een werkgerelateerde context verbonden zijn
Deze bescherming geldt enkel indien de facilitators en de derden gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melders onder het toepassingsgebied van de wet van 28 november 2022 en/of de richtlijn 2019/1937 vielen. Wat onder gegronde redenen verstaan moet worden wordt gedefinieerd in IV.1.2 van deze policy.
-
Melders wier werkrelatie nog moet aanvangen, kunnen inbreuken melden bij een extern meldpunt, zoals gedefinieerd in III.2 van deze policy. Deze melders kunnen van die mogelijkheid gebruik maken als ze informatie over inbreuken verkregen hebben tijdens de wervingsprocedure of tijdens andere precontractuele onderhandelingen.
Een melder kan daarnaast ook inbreuken waarvan hij buiten de werkrelatie kennis neemt melden bij een extern meldpunt, zoals gedefinieerd in III.2 van deze policy. Die mogelijkheid bestaat enkel bij de volgende inbreuken:
- Inbreuken op het gebied van financiële diensten, producten en markten
- Inbreuken op het gebied van voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
2. Regelgeving waarover inbreuken kunnen gemeld worden
-
De personen vermeld onder I.1.1-3 kunnen inbreuken over de volgende regelgeving melden bij het intern en/of extern meldpunt, zoals gedefinieerd onder III.1:
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de overheidsopdrachten
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de productveiligheid en productconformiteit
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de veiligheid van het vervoer
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over bescherming van het milieu
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de volksgezondheid
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de consumentenbescherming
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de bestrijding van belastingfraude
- Inbreuken met betrekking tot de regelgeving over de sociale fraude
- Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad. Het gaat meer bepaald om fraude en alle andere onwettige activiteiten die de financiële belangen van de EU schaden
- Inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun. Het gaat meer bepaald om inbreuken die het vrije verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal in de EU schaden
Er kan melding gemaakt worden van elke inbreuk op de wettelijke of reglementaire bepalingen of op rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen.
Melders die buiten een werkrelatie een melding doen bij een extern meldpunt, kunnen dit enkel voor de inbreuken die expliciet vermeld worden onder I.1.3 van deze policy.
-
Deze policy doet geen afbreuk aan andere bepalingen inzake het melden van inbreuken die opgenomen zijn in de wettelijke en reglementaire bepalingen en rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen. Bijgevolg zullen alle andere, bestaande en/of toekomstige, wettelijke mogelijkheden om inbreuken te melden naast deze policy kunnen blijven bestaan.
Als de beschermingsmaatregelen uit de wet van 28 november 2022, zoals opgenomen onder IV.2 en IV.3 in deze policy gunstiger zijn dan diegene uit de andere wettelijke bepalingen, zijn de maatregelen uit deze policy ook van toepassing op die bepalingen.
-
Deze policy doet geen afbreuk aan het recht van de werknemers om hun personeelsvertegenwoordigers of vakbonden te raadplegen. De policy doet evenmin afbreuk aan de bestaande regels en bescherming inzake ongerechtvaardigde maatregelen genomen als gevolg van de raadpleging van de personeelsvertegenwoordigers of de vakbonden.
De werknemers kunnen met andere woorden de personeelsvertegenwoordigers en/of de vakbonden raadplegen over de materies die in deze policy geregeld worden op net dezelfde wijze als ze hen kunnen raadplegen over andere aangelegenheden.
Deze policy doet evenmin afbreuk aan de autonomie van de sociale partners en hun recht om collectieve arbeidsovereenkomsten te sluiten.
De werknemers hebben eveneens het recht om, als zij dit nuttig achten, hun personeelsvertegenwoordiger en/of vakbond te raadplegen vooraleer een melding te doen. De werknemers hebben ook de mogelijkheid om enkel hun personeelsvertegenwoordiger en/of vakbond in te lichten en geen melding te doen.
II. Definities
-
Om duidelijkheid te scheppen over de verschillende gebruikte begrippen, worden de belangrijkste begrippen uit de policy hier gedefinieerd.
Inbreuken: handelingen of nalatigheden die:
- a) onrechtmatig zijn en betrekking hebben op de beleidsterreinen behorend tot het materiële toepassingsgebied vermeld in artikel I.2 van deze policy. Het gaat eveneens over handelingen of nalatigheden die betrekking hebben op de handelingen vermeld in artikel I.2 van deze policy en/of de artikelen 2, of 4 van de wet van 28 november 2022.
- b) ingaan tegen het doel of de toepassing van de regels in de beleidsterreinen, behorend tot het materiële toepassingsgebied vermeld in artikel I.2 van deze policy. Het gaat eveneens over de handelingen vermeld in artikel I.2 van deze policy en/of de artikelen 2, of 4 van de wet van 28 november 2022.
Informatie over inbreuken: informatie, waaronder ook redelijke vermoedens vallen, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden, zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden of over pogingen om dergelijke inbreuken te verhullen. En dat ofwel:
- Binnen de organisatie waar de melder werkt of heeft gewerkt of binnen een andere organisatie waarmee de melder uit hoofde van zijn werk in contact is geweest
- Ofwel, buiten een werkgerelateerde context, binnen een organisatie voor de inbreuken vermeld in I.1.3 van deze policy
Interne melding: het binnen een juridische entiteit in de private sector mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken
Externe melding: het mondeling of schriftelijk aan de federale coördinator of aan de bevoegde autoriteiten meedelen van informatie over inbreuken
Openbaarmaking of openbaar maken: het publiek toegankelijk maken van informatie over inbreuken
Melder: een natuurlijke persoon die ofwel:
- In de context van zijn werkgerelateerde activiteiten, verkregen informatie over inbreuken
- Ofwel, buiten de context van een werkgerelateerde activiteit verkregen informatie over inbreuken vermeld in I.1.3 van deze policy meldt of openbaar maakt. De melders genieten de bescherming uit IV van deze policy, voor zover zij voldoen aan de voorwaarden uit IV.1 van deze policy
Werkgerelateerde context: huidige of vroegere arbeidsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden
Facilitator: een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn
Betrokkene: een natuurlijke of rechtspersoon die in de melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht
Represaille: elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werkgerelateerde context plaatsvindt naar aanleiding van een interne of externe melding of bepaalde vormen van openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden
Opvolging: het optreden van de ontvanger van een melding, van een bevoegde autoriteit of van de federale coördinator om de juistheid van de in de melding gedane beweringen na te gaan en de gemelde inbreuk zo nodig aan te pakken. De ontvanger doet dit onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek, vervolging, een terugvordering van middelen of het beëindigen van de procedure
Feedback: het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging
Juridische entiteit in de private sector: een organisatie met rechtspersoonlijkheid die één of meerdere bepaalde activiteiten uitvoert, met uitzondering van de organisaties of de activiteiten die onder andere specifieke wetten betreffende de bescherming van melders vallen .
Wanneer in deze policy naar de “werkgever” wordt verwezen, gaat het om de juridische entiteit zoals die in de vorige paragraaf gedefinieerd wordt. De bepaling “werkgever” in deze policy moet dan ook begrepen worden als de juridische entiteit bij wiens intern meldpunt ook de niet-werknemers een melding kunnen doen. Het gebruik van het woord “werkgever” betekent bijgevolg niet dat niet-werknemers uitgesloten worden om meldingen te doen
Anonieme melding: melding waarvan niemand, zelfs niet de ontvanger, de identiteit van de auteur kent. Een anonieme melding kan bijvoorbeeld gedaan worden via een anoniem e-mailadres dat de melder gecreëerd heeft. Juridische entiteiten in de private sector met minder dan 250 werknemers moeten geen anonieme meldingen aanvaarden
Meldingsbeheerder: de onpartijdige persoon of dienst die bevoegd is om de meldingen op te volgen en de communicatie met de melder te onderhouden. De meldingsbeheerder kan de melder indien nodig om bijkomende informatie verzoeken en moet hem feedback te verstrekken. De meldingsbeheerder kan ook instaan voor het ontvangen van meldingen
-
Als er in deze policy nog andere begrippen gebruikt worden, kunnen zij doorheen de policy gedefinieerd worden. Begrippen die niet gedefinieerd worden in deze policy, worden gebruikt zoals ze worden gedefinieerd in artikel 7 van de wet van 28 november 2022
III. Meldpunten
1. Intern meldpunt
-
De personen vermeld in I.1.1 van deze policy kunnen gebruik maken van een intern meldpunt bij de werkgever om de inbreuken te melden die in I.2.1 van deze policy vermeld worden. Om van dit meldpunt gebruik te maken moeten die personen in contact staan met de (juridische entiteit van de) werkgever in het kader van hun werkgerelateerde activiteiten.
De werkgever maakt gebruik van een interne meldingsbeheerder.
Deze interne meldingsbeheerder is: HR afdeling
Deze persoon of afdeling is onpartijdig en kan onafhankelijk optreden. De meldingsbeheerder onderhoudt het contact met de melder, contacteert hem of haar eventueel om bijkomende informatie te verschaffen en geeft ook een feedback aan de melder.
-
De werkgever / De externe meldingsbeheerder voorziet in een kanaal voor het ontvangen van meldingen. Dat kanaal werd zo opgezet en ontworpen dat de identiteit van de melder en de eventuele derden die in de melding vernoemd worden, beschermd wordt.
De werkgever of de externe meldingsbeheerder garanderen dat het kanaal voldoende beveiligd is om vertrouwelijk met deze gegevens om te gaan. Er wordt eveneens gegarandeerd dat niet-gemachtigde, onbevoegde personeelsleden geen toegang hebben tot dit kanaal.
De meldingen gebeuren schriftelijk. De melders zoals gedefinieerd onder I.1.1 van deze policy kunnen het intern meldpunt op de volgende manier contacteren:
E-mail: ethics@avieta.com
De melders, zoals gedefinieerd onder I.1.1 van deze policy, kunnen via dit kanaal ook verzoeken om persoonlijk de melding te doen. De melders worden dan binnen een redelijke termijn fysiek ontvangen.
De melders ontvangen binnen de zeven (7) kalenderdagen na de melding een ontvangstbevestiging van die melding.
-
De identiteit van de melder zal in geen geval worden bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst en/of de opvolging van de melding. De gemachtigde personeelsleden zijn de personeelsleden vermeld onder III.1.1 en III.1.2 van deze policy. Personeelsleden die deel uitmaken van de afdeling vermeld onder III.1.1 en III.1.2 van deze policy worden ook als gemachtigde personeelsleden beschouwd. Dit verbod op het bekendmaken van de identiteit van de melder geldt ook voor het bekendmaken van andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid.
Van dit bekendmakingsverbod kan afgeweken worden als de melder daar vrij en uitdrukkelijk mee instemt.
Van dit verbod kan eveneens afgeweken worden indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting die volgt uit bijzondere wetgeving. Het gaat dan om een verplichting in het kader van een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures. Dat onderzoek en die procedures kunnen ook dienen om de rechten van verdediging van de betrokkene te waarborgen.
Enkel de overheid kan van deze laatste afwijkingsmogelijkheid gebruik maken. Voor de overheid van deze mogelijkheid gebruikt maakt, informeert ze de melder daarover. De bevoegde overheid informeert de melder schriftelijke over de redenen van de bekendmaking van die gegevens. De overheid moet de melder evenwel niet vooraf informeren, als dat gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in het gedrang zou brengen.
Het bekendmakingsverbod en de uitzonderingen daarop zijn ook van toepassing op facilitators en/of derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden van de melders.
-
De meldingsbeheerder staat in voor een zorgvuldige opvolging van de melding. Dit geldt eveneens voor de opvolging van anonieme meldingen. Ook al kent de meldingsbeheerder de identiteit van de anonieme melder in dat geval niet.
De meldingsbeheerder bezorgt de melder een feedback binnen een redelijke termijn. Deze termijn bedraagt ten hoogste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging. Werd er geen ontvangstbevestiging verstuurd naar de melder, dan vangt de periode van drie maanden zeven kalenderdagen na de melding aan.
-
Als de overheid of andere wettelijk daartoe gemachtigde organisaties via rondzendbrieven of op enige andere manier gedragscodes uitvaardigen die afwijken van de bepalingen in deze policy, zullen die gedragscodes automatisch deel uitmaken van deze policy.
De afwijkende bepalingen uit deze policy worden bijgevolg automatisch vervangen door de bepalingen uit die rondzendbrieven en/of gedragscodes.
Die wijzigingen doen geen afbreuk aan de andere bepalingen uit deze policy.
2. Extern meldpunt
-
De overheid heeft eveneens een extern meldpunt opgericht. Dit extern meldpunt kan op de volgende manier gecontacteerd worden: https://www.federaalombudsman.be/nl
Zolang er geen specifiek apart extern meldkanaal wordt opgezet, kan een externe meding gebeuren bij de federale ombudsman via de website van de federale ombudsman: https://www.federaalombudsman.be/nl
De personen vermeld onder I.1.1-3 van deze policy kunnen inbreuken eveneens melden bij dit externe meldpunt. Personen vermeld onder I.1.1 van deze policy kunnen dit extern meldpunt ofwel:
- Contacteren na de interne melding
- Ofwel onmiddellijk contacteren zonde interne melding
Personen vermeld onder I.1.2-3 hebben geen toegang tot het intern meldpunt en kunnen zich bijgevolg onmiddellijk richten tot een extern meldpunt.
- Het melden van inbreuken door de personen vermeld onder I.1.1-3 van deze policy over regelgeving vermeld in I.2 van deze policy bij de bevoegde organen, instanties of instellingen van de Europese Unie, wordt beschouwd als een externe melding. Deze melders zijn bijgevolg beschermd als ze voldoen aan de voorwaarden vermeld in IV.1 van deze policy.
- Het melden van inbreuken door de personen vermeld onder I.1.1-3 van deze policy over regelgeving vermeld in I.2 van deze policy bij de sociale partners, wordt beschouwd als een externe melding. Deze melders zijn bijgevolg beschermd als ze voldoen aan de voorwaarden vermeld in IV.1 van deze policy.
- Het melden van inbreuken door de personen vermeld onder I.1.1-3 van deze policy over regelgeving vermeld in I.2 van deze policy bij de gerechtelijke overheden, wordt beschouwd als een externe melding. Deze melders zijn bijgevolg beschermd als ze voldoen aan de voorwaarden vermeld in IV.1 van deze policy. Deze melders kunnen, als ze daarvoor in aanmerking komen, daarnaast ook gebruik maken van de regelgeving over bedreigde getuigen.
3. Verwerking van persoonsgegevens door de meldpunten
-
Als er in het kader van deze policy persoonsgegevens verwerkt worden, dan zijn zowel het interne, als de externe meldpunten onderworpen aan de GDPR-verordening 2016/679 en de wet van 30 juni 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluiten.
Zowel het interne als de externe meldpunten zullen persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor een specifieke melding niet verzamelen. Worden ze onbedoeld toch verzameld, dan wist het betrokken meldpunt de gegevens onmiddellijk.
4. Registratie van de meldingen door de meldpunten
-
De werkgever (of de externe meldingsbeheerder) en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten houd(t)(en) een register bij van alle meldingen. Dat register wordt bijgehouden met inachtname van de wettelijke geheimhoudingsvereisten. Die vereisten worden, voor wat het interne meldpunt betreft, opgenomen in III.1.1-5 van deze policy.
De meldingen worden bijgehouden voor de duur van de contractuele relatie zoals bedoeld in punt. I.1.1. van deze policy
-
Als de werkgever (of de externe meldingsbeheerder) en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten, met toestemming van de melder, gebruik ma(a)k(t)(en) van een registratiesysteem op de telefoonlijn die het meldpunt gebruikt, hebben zij het recht om die mondelinge melding te registreren. Dit recht geldt eveneens als de werkgever (of de externe meldingsbeheerder) en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten gebruik ma(a)k(t)(en) van enig ander spraakberichtensysteem met registratie.
Dit recht kan op de volgende manier uitgeoefend worden:
- Door het maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm
- Of door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het gesprek opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden
De melder heeft de mogelijkheid de schriftelijke weergave van het gesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
De werkgever geen gebruik van dit systeem.
-
Als de werkgever (of de externe meldingsbeheerder) en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten, geen gebruik ma(a)k(t)(en) van een registratiesysteem op de telefoonlijn die het meldpunt gebruikt, kan de mondelinge melding geregistreerd worden in een nauwkeurig verslag. Dit verslag wordt opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden. De melder heeft de mogelijkheid het verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
De werkgever geen gebruik van dit systeem.
-
Als de melder bij de werkgever (of de externe meldingsbeheerder) en/of de verantwoordelijken voor externe meldpunten vraagt om een persoonlijk onderhoud met de, voor wat het intern meldpunt betreft, in III.1.1-2 vermelde personen, wordt het gesprek geregistreerd in een volledig en nauwkeurig verslag opgeslagen in een duurzame en opvraagbare vorm. Deze registratie gebeurt enkel als de melder daarmee instemt.
Het onderhoud kan op de volgende manieren geregistreerd worden:
- Door het maken van een opname van het onderhoud in een duurzame en opvraagbare vorm
- Of door een volledige en nauwkeurige schriftelijke weergave van het onderhoud opgesteld door de voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelsleden
De melder heeft de mogelijkheid de schriftelijke weergave van het onderhoud te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen
De werkgever geen gebruik van de mogelijkheid om een persoonlijk onderhoud aan te vragen.
IV. Beschermingsmaatregelen
1. De beschermde melder
-
Personen die inbreuken over regelgeving vermeld in I.2 van deze policy melden, komen in aanmerking voor de beschermingsmaatregelen vermeld in IV van deze policy.
Om in aanmerking te komen moeten de melders:
- Gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie over de inbreuken juist was op het moment van de melding. Ze moesten ook gegronde redenen hebben dat de informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel. De melder moest dan ook gegronde reden hebben om aan te nemen dat de melding betrekking had op de inbreuken vermeld in I.2 van deze policy
EN
- Ofwel een interne melding gedaan hebben bij het intern meldpunt in overeenstemming met III.1 van deze policy, ofwel een externe melding hebben gedaan bij een extern meldpunt in overeenstemming met III.2 van deze policy. Melders die de informatie openbaar hebben gemaakt, hebben eveneens recht op bescherming als ze voldoen aan de voorwaarden uit IV.2.2 van deze policy
- Of een melder gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over de inbreuken juist was op het moment van de melding, wordt beoordeeld ten opzichte van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt. Als een dergelijke persoon die over vergelijkbare kennis als de melder beschikt, zou kunnen vermoeden dat de informatie juist was, dan is aan die voorwaarde voldaan.
- Een melder verliest zijn bescherming niet als een te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond zou blijken.
2. Bescherming van de melders tegen represailles
-
De personen vermeld in I.1.1-3 van deze policy zijn beschermd tegen represailles, voor zover zij voldoen aan de voorwaarden vermeld in IV.1 van deze policy. Deze bescherming geldt enkel zover zij een interne melding hebben gedaan in overeenstemming met III.1 van deze policy en/of indien zij een externe melding hebben gedaan in overeenstemming met III.2 van deze policy.
Ook personen die een anonieme melding doen over inbreuken over regelgeving vermeld in I.2 van deze policy en nadien geïdentificeerd worden, zijn beschermd tegen represaillemaatregelen. Om beschermd te worden, moeten ze voldoen aan de voorwaarden vermeld in IV.1 van deze policy.
-
Als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, is ook een persoon die de informatie over inbreuken op regelgeving vermeld in I.2 van deze policy, openbaar maakt, beschermd tegen represailles. Dit is het geval als aan één van de volgende voorwaarde is voldaan:
-
Bij een indirecte openbaarmaking: de persoon deed eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding. Maar er werden geen passende maatregelen genomen binnen de wettelijk voorziene termijn. Bij een interne melding gaat het om de termijn van drie maanden, zoals vermeld in de tweede paragraaf van III.1.4 van deze policy.
Er kan dus enkel sprake zijn van bescherming bij indirecte openbaarmaking als er ofwel onmiddellijk een externe melding werd gedaan of wanneer zowel een interne als een externe melding werd gedaan
-
Bij een directe openbaarmaking: de persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
- De inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang
- Of dat er in geval van externe melding een risico op represailles bestaat. Dat is het geval als het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd. Maar dat is ook het geval als een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of als de autoriteit bij de inbreuk betrokken is
-
- Het is eveneens verboden om te dreigen met represailles of om represaillemaatregelen proberen op te leggen.
-
De personen vermeld in artikel I.1.1-3 zijn beschermd tegen de volgende represailles:
- Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen
- Degradatie of weigering van bevordering
- Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden
- Het onthouden van opleiding
- Een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie
- Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie
- Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting
- Discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
- Niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden
- Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst
- Schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving
- Opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak
- Vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten
- Intrekking van een licentie of vergunning
- Psychiatrische of medische verwijzingen
Deze bescherming geldt ook voor de personen die inbreuken openbaar hebben gemaakt en voldoen aan de definitie uit IV.2.2.
-
Personen die inbreuken melden, of onder bepaalde voorwaarden openbaar maken, worden niet aansprakelijk gesteld voor de melding of de openbaarmaking. Voorwaarde is dan wel dat zij redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding of openbaarmaking nodig was om een inbreuk op de regelgeving vermeld in I.2 van deze policy bekend te maken.
Melders kunnen evenmin aansprakelijk gesteld worden voor het verwerven van (of de toegang tot) de informatie die wordt gemeld of openbaar gemaakt. Als het verwerven van of het zich toegang verschaffen tot de informatie op een strafrechtelijk sanctioneerbare manier plaatsvond, is de melder wel strafrechtelijk aansprakelijk.
De melders blijven wel aansprakelijk voor hun handelingen of nalatigheden die los staan van de melding of de openbaarmaking. Ook voor handelingen of nalatigheden die niet noodzakelijk waren om een inbreuk op de regelgeving vermeld in I.2 van deze policy te onthullen blijven de melders aansprakelijk. In die situaties kan er nog steeds een procedure tegen hen begonnen worden op basis van het toepasselijk recht.
-
Een melder die meent het slachtoffer te zijn van represailles kan zich, in overeenstemming met de bepalingen uit artikel 28 de wet van 28 november 2022, minstens tot de arbeidsrechtbank wenden. Dat kan eventueel ook in kortgeding om herstelmaatregelen op te leggen. Als er andere procedures openstaan, kan de melder daarvan eveneens gebruik maken.
Als de melder in een gerechtelijke procedure, of enige andere procedure bij een autoriteit aantoont dat hij of zij een melding heeft ingediend en benadeeld werd, wordt de benadeling vermoed een verboden represaille uit te maken. Het is dan aan diegene die de maatregel nam om aan te tonen dat het niet om een represaillemaatregel ging.
3. Ondersteuningsmaatregelen
- De wet van 28 november 2022 voorziet eveneens dat melders beroep kunnen doen op ondersteuningsmaatregelen. De ondersteuningsmaatregelen worden opgenomen in Afdeling 2 van Hoofdstuk 7 van de wet van 28 november 2022. Werknemers kunnen voor algemene vragen en meer informatie terecht bij het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens, via deze website: https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl/heeft-u-vragen-contacteer-ons.
4. Bescherming van de betrokkenen
-
In overeenstemming met de definities in II van deze policy zijn betrokkenen natuurlijke of rechtspersonen die in de melding of bij de openbaarmaking worden genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht.
De wet van 28 november 2022 garandeert dat de betrokkenen recht hebben op een doeltreffende procedure waarin ze zich kunnen verdedigen. Zij hebben eveneens recht op een eerlijk proces. Daarbij zijn de rechtsprincipes van het vermoeden van onschuld en de rechten van verdediging, met inbegrip van toegang tot het dossier, onverkort van toepassing.
De bevoegde overheid zorgt ervoor dat de identiteit van de betrokkenen, in overeenstemming met het Belgisch recht, wordt beschermd. En dat zolang er onderzoeken lopen die naar aanleiding van de melding of de openbaarmaking werden opgestart.
De geheimhoudingsplicht die geldt voor de identiteit van de melders en die is opgenomen in III.1, III.2, III.3 en III.4 van deze policy, is ook op de betrokkenen van toepassing.
V. Sancties
1. Sancties voor de privaatrechtelijke rechtspersonen en/of de externe meldpunten
- Als de bevoegde overheid inbreuken vaststelt op de bepalingen vermeld onder III.1 en III.4 van deze policy, worden inbreuken door de juridische entiteiten in de private sector opgespoord, vastgesteld en bestraft overeenkomstig het Sociaal Strafwetboek.
- Het eerste lid is niet van toepassing wanneer de bevoegde autoriteiten administratieve maatregelen of sancties kunnen nemen en opleggen op grond van specifieke wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen wegens inbreuken op de bepalingen vermeld onder III.1 en III.4 van deze policy.
-
Bovendien wordt een een juridische entiteit in de private sector, de leden van haar personeel, alsook elke natuurlijke persoon of rechtspersoon gestraft met een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en met een geldboete van 600 tot 6.000 euro of met één van die straffen alleen wordt gestraft als:
- a. De melding belemmerd wordt of als getract wordt die te belemmeren
- b. Represailles genomen worden tegen de in I.1.1-3 bedoelde personen
- c. Onnodige of tergende procedures aangespannen worden tegen de in I.1.1-3 bedoelde personen
- d. Inbreuken gepleegd worden op de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melders
2. Sancties voor de melders
- Melders die opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar gemaakt, kunnen gesanctioneerd worden in overeenstemming met de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek. En dit los van eventuele andere bestuursrechtelijke of wettelijke sancties.
- Personen die schade lijden door deze valse meldingen of openbaarmakingen kunnen een schadevergoeding vorderen.